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VBAを活用して業務改善する事例・必要な技術を徹底解説!


Excel業務を改善したいけど、VBAで改善できるかわからない・・・
VBAを使って業務改善できる例や、具体的な改善方法はないだろうか?
できれば、VBAの可能性も含めて実現できる活用例が知りたいな・・・

普段からExcelを使って業務をしている方にとって、VBAはとても強力な武器になります。自動化して工数を削減できるだけでなく、単純作業に時間を使わなくなることで、より高度な分析に時間を割けるようになるからです。

ただ、VBAが便利という言葉だけが先行して、具体的な活用事例がわからず、一歩踏み出せない人もいるのではないでしょうか。

こんにちは!フリーランスエンジニア兼テックライターの脇坂です。

この記事では、Excel業務を改善したいと思っている方向けに、VBAで業務改善できる活用事例を解説します。

ただ活用事例を解説するだけでなく、改善例ごとに必要なスキルを紹介しているため、改善したいと思ったときに必要なスキルがわかるような構成で記事を書いています。あなたの業務を改善するための参考書としても使えるので、ぜひ読んでみてくださいね!

この記事はこんな人のために書きました。

  • 日常的にExcelを使っていて、業務改善したいと思っている人
  • VBAで業務改善の道を切り開きたいと思っている人

VBAでできることとは?

VBAでは、大きく分けて次の3つの作業が自動化できます。具体的にどんな作業か、詳しく解説しますね!

転記作業の自動化

1つ目は、転記作業です。

Excelの作業で、「ブックAのデータから必要な情報だけ調べて、ブックBに転記する」という作業をしたことがある方もいるのではないでしょうか。簡単な例だと日報を週報としてまとめるケースや、データ入力した日次データを月に一回まとめる作業などです。

データを取得するルールを決めれば、これらの業務はVBAで自動化することができます。月次処理でデータを整理する場合でも、手動でデータ整理するのではなく、VBAで自動作成されたデータをチェックするだけで済むようになります。

レポート作成の自動化

2つ目は、レポート作成作業です。

請求書、見積書、納品書などをExcelのデータから作っている場合や、Excelのデータ一覧から作成したグラフをもとに、PDFでレポートを作成するケースはよくありますよね。作成する手順が決まっていれば、そこまで時間はかからないかもしれません。

ただ、膨大な数になってくると話は別です。

経理書類の請求書などは月末が近づくにつれて多くなってきたりもしますよね。会社の規模にもよりますが、数百件作ることもざらかもしれません。作業をしているうちに、どこまで作業が終わっているのか、どこまで入力が終わっていてチェックが終わっていない書類はどれかわからなくなってしまい、作業効率が落ちたり、ミスしてしまう人もいるのではないでしょうか。

VBAでレポートを自動作成するツールを作っていれば、これらの業務をチェックだけで済ませることができます。

Office連携作業の自動化

3つ目は、Office連携作業です。

OutlookPowerPointWordとExcelを連携することができます。Excelの顧客一覧を見ながらメールで連絡したり、Excelのデータ・グラフをPowerPointやWordの資料に使うケースはよくありますよね。これらの作業は、全て自動化することができます。

複数の作業のうちの1作業かもしれませんが、忙しくなってくると少しでも時間を浮かせたいと思うものです。ちょっとした事務作業を効率化することで、ちりつもで多くの時間を浮かせることができるのです。

VBAを活用して工数削減できる事例

次に、今まで解説したVBAの自動化について、具体的な事例を解説します!

転記作業の事例

まず、転記作業の事例についてです。

ブックAの日次データシートから、ブックBの月次データシートに転記する作業の改善例です。イメージしやすいように、画像で業務の違いを用意しました。

改善前のイメージ:

転記作業の事例:改善前のイメージ

改善後のイメージ:

転記作業の事例:改善後のイメージ

ブックAを開くことなく、ブックBの「日次データ取得ボタン」をクリックするだけで、作業が終わっています。ミスがないかチェックするダブルチェックは必要ですが、作業がとても楽になりますよね。

仮に「ブックAを開く → 必要な日次データを探す → ブックBを開く → 月次データにまとめる」の作業に5分かかっていた場合、12件こなすだけで1時間かかってしまいます。ボタンクリックのみで作業が終わると、数秒で処理が終わります。チェックの時間を入れても1分程度で終わります。

1時間かかっている作業を、約10分で終わらせることができるのです。データ入力作業をよくしている方は、同じ作業をしていないか?単純化された作業を自動化できないか?といった視点で効率化を考えてみるのがおすすめです。


■この例を作るために必要な知識

※別ブックからセルの値をコピーするサンプルが載っています。

レポート作成の事例

次は、レポート作成の事例についてです。

データ一覧シートなどのデータ一覧のデータから、手作業で作っているレポート作成作業を自動化できます。こちらもイメージしやすいように、画像で業務の違いを用意しました。

改善前のイメージ:

レポート作成の事例:改善前のイメージ

改善後のイメージ:

レポート作成の事例:改善後のイメージ

レポートを作るときは、データ一覧のどの列のデータを、レポートのどの部分に書くかが決まっていますよね。グラフを作成するときも、グラフ作成に使うデータが事前にわかっていますよね。その作業を、VBAで自動化させるイメージです。

データ一覧からグラフを作成し、必要な情報をレポートに書き込んで作る場合は10分以上かかる場合もありますよね。その作業を、ボタンクリックするだけで終わらせることができます。

10件作る場合は、100分かかる作業を1分で終わらせることができるため、とてもおすすめです!


■この例を作るために必要な知識

ちなみに、全く同じ作業をする場合は、VBAのマクロの記録を使えばサクッと自動化処理が作れます。興味がある方は以下も見てみてくださいね!

【ExcelVBA入門】マクロの記録を使って簡単にマクロを作る方法とは
更新日 : 2019年9月1日

Office連携作業の事例

3つ目は、Office連携作業の事例です。

ここでは、Outlookを例にお話ししますね。こちらもイメージしやすいように、画像で業務の違いを用意しました。

改善前のイメージ:

Office連携作業の事例:改善前のイメージ

改善後のイメージ:

Office連携作業の事例:改善後のイメージ

営業メールの送信を自動化し、メール送信有無を自動で管理する例です。

また、メール送信のあて先が間違っていると事故につながってしまうため不安・・・という人向けに、送信せず下書きに保存しておくこともできます。メールを作る作業だけ自動化し、チェックや本文の細かい修正のみで済ませることができるため、作業が効率化できます。

5分前後かかっていた作業を、1分前後で終わらせることができるようになります。


■この例を作るために必要な知識

ちなみに、OutlookでGmailのアカウントを設定すればGmailも使えます。以下でわかりやすく解説されていました。

参考:http://itdiary.info/microsoft-office/post-1046/

VBAの学ぶ手順とは?

ここまで、業務改善できる例・必要なスキルなどを解説してきました。ただ、VBAを使ったことがない方もいるのではないでしょうか。

ただ、VBAの情報はネットに多すぎるため、何から始めればいいかわからないという人もいると思います。そんな方向けに、VBAをこれから学ぶための基礎についてまとめています。

以下で詳しく解説しているため、みてくださいね!

【ExcelVBA入門】VBAの基礎知識・書き方・おすすめの学習方法を解説
更新日 : 2019年10月1日

VBA以外の選択肢も

今回解説したVBAのシステムを作れると様々な業務が効率化できて大切なスキルではありますが、このままVBAを学び続けるなら親和性のあるプログラミング学習に挑戦してみることもおすすめです。

自分のやっていることで会社に貢献することもとても大切ですが、プログラミングなら年収や働き方などが選べるようになり、もっと自分に努力が返ってくるスキルです。

  • VBAは社内出世など、会社にずっと属していく人のみに必要
  • AIの発達によってVBAで条件を組まなくても良くなる可能性も
  • 人材不足かつ、市場か伸びているのはプログラミング、スキル次第で人生に選択肢が増える

これらの理由から、せっかくVBAというスキルを身につけようとしているなら親和性のあるプログラミングの方が、あなたの人生に選択肢や可能性を増やすのでは?と思います。

でもVBAでも精一杯なのにプログラミング?難しそう。

そんな心配をしているあなたでも大丈夫です。侍エンジニア塾ではあなたの目標や性格を踏まえて適切な講師を配属させていただき、マンツーマンで指導していくため、着実にスキルアップしていくことができます。

また、あなたの目標に対して現在のスキルや興味のある分野から最適な学習カリキュラムを作るフルオーダーメイドカリキュラムを作成いたします。これによりあなたの興味関心と授業のカリキュラムが完全にあった状態で学習できるため、確実に未来に繋がる実感を持ちながら学習ができます。

まずはあなたの興味や関心からおすすめの言語を判定するプログラミング学習診断アプリを受けてみてください。

質問に答えていくだけで、最適な言語やスキルと学習期間を提案いたします。

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まとめ

今回は、VBAを活用して業務改善する事例・必要な技術を解説しました。

ちょっとしたVBAの処理を作るだけで、大幅な効率化・工数削減ができます。どんな作業を解決したいかイメージした上で、必要なスキルを学ぶことがおすすめです!

ぜひ、VBAを習得して業務改善に活かしてくださいね!

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書いた人

Sanshiro Wakizaka

Sanshiro Wakizaka

フリーランスエンジニア兼ライターのワキザカ サンシロウです。
ExcelVBAの自動化ツール開発、WEB開発をメインにエンジニア業務をこなしつつ、サムライエンジニアにてライター業務をしております。

プログラミングをこれからやってみたい方に向けて、ためになる記事を全力で書いていきますので宜しくお願い致します!

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