AIで業務は効率化できる？活用する利点や成功事例、導入手順も紹介

AI（人工知能）とは、人間の知能をコンピュータによって再現する技術のことです。組み込まれたプログラムによって大量のデータを処理し、人間が判断しているように動きます。

AIは近年急速に発展しており、ビジネスにおいても活用される場面が増えています。そこで、AIを業務効率化に活かしたいと考える人も多いでしょう。

この記事では、AIでどのように業務が効率化できるのかを、活用事例や導入する利点も交えて解説します。業務効率化に役立つおすすめの無料AIツールも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

本記事を読む前に、AIとは何なのかをおさらいしておきたい人は次の記事を参考にしてください。

人工知能（AI）とは？仕組みやできること、将来展望も紹介

更新日：2024年4月29日

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AIによる業務効率化が図られる背景

AIによる業務効率化が図られる背景には、主に次の2つがあります。

技術の発展のほか、上記のような時代の流れもありAIが注目されるようになりました。順番に詳しく確認しましょう。

背景1：労働力不足の深刻化

AIによる業務効率化が図られる背景として、日本全体の労働力不足が深刻化していることが挙げられます。

総務省の「令和4年地方公共団体定員管理調査結果の概要」によると、地方公共団体の総職員数は平成6年をピークに平成28年まで一貫して減少しています。

その後は横ばいからわずかに増加傾向にあるものの、過去と比べると労働力が大きく減少していることがわかるでしょう。

労働力不足は、上記調査にあるように地方公共団体に限らず、一般企業においても深刻化しているのが現状です。そして、少ない労働力でいかに効率的に業務を遂行できるかが注目されるようになり、デジタル技術の活用でビジネスモデルを変革する「DX化」が推奨されています。

背景2：政府による働き方改革の推奨

AIが業務効率化に活用される背景として、政府による働き方改革の推奨も考えられるでしょう。

日本は、少子高齢化に伴う労働力不足やニーズの多様化といった状況に直面しています。その中で、生産性の向上はもとより、就業機会の拡大や意欲・能力を発揮しやすい環境づくりが重要な課題となっています。

政府が主導している働き方改革は、労働時間の是正や多様な働き方の実現などを柱として、これまでの労働環境を大きく変える取り組みです。関連法の改正が進む中、これまでの体制のままでは改革についていけない企業も多いはずです。

そこで、AIを活用して業務効率化を図り、政府主導の取り組みに対応できるように対応が進んでいくのです。

AIで業務を効率化できる4つの理由

ここからは、AIで業務が効率化できる理由を、4つにまとめて紹介します。

なお、次の記事では、AIをビジネスに導入するメリットを解説しているので、あわせて参考にしてください。

AIはビジネスに活用できる？効果や活用例、導入時の注意点も紹介

更新日：2024年4月29日

理由1：労働力不足を解消できる

AIを導入することで、労働力不足を解消できます。AIは、プログラムに基づいてさまざまな処理を高速でできるため、これまで人の手を使っていた多くの業務を削減可能です。

総務省の「令和4年通信利用動向調査の結果」によると、AI等のシステムやサービスを導入したことでポジティブな効果が得られたと回答した企業は、全体の85.9％にのぼります。実際に、AIの導入により業務を効率化でき、労働力不足を解消できていることがうかがえるでしょう。

理由2：データ分析などの分野で生産性が向上する

AIの導入により、データ分析などの分野で生産性が大幅に向上するでしょう。厚生労働省の「生成AIの技術動向と影響」で紹介されている労働者を対象にしたスタンフォード大学の実験によると、能力が低い労働者ほどAIを導入することで生産性向上が顕著にみられるようになったようです。

AIは、プログラムに基づいて膨大な量のデータを高速かつ的確に処理・分析できるほか、人間のようにモチベーションや感情に左右されません。そのため、特にデータ分析をはじめとした数字を取り扱う分野においては、大きな成果をもたらすでしょう。

理由3：ミスや事故を未然に防げる

AIの導入により、人的なミスや事故を未然に防げるようになります。AIは、プログラムによって動くので、感情やモチベーションなどに一切左右されません。そのため、集中していない従業員によるミスや事故が起こる心配が不要です。

もちろん、AIを動かすプログラミングは最終的には人間によるチェックが必要となるものの、それ以外は基本的にAIに任せられます。AIの活用および運用方法次第でミスや事故をゼロにできるので、安心して業務できるようになるでしょう。

理由4：人件費などコストを削減できる

AIを活用すれば、人件費をはじめとしたコストを大幅に削減できる可能性があります。AIは、人の手と比べて、膨大な量のデータを高速かつ的確に処理できます。そのため、労働力不足を改善できるだけでなく、活用次第では人件費を削減できるでしょう。

また、さまざまな業務をAIに任せられれば、新たに人材を採用して育成する必要がなくなるため、採用や人材育成にかかる費用も削減できます。これまで多く必要だった費用を大幅に削減できることで、予算を別の事業に投入するなど、ビジネスの成長に向けて新たな動き方ができるでしょう。

AIで業務効率化に成功したビジネス事例

ここからは、AIの活用で業務効率化に成功した事例を4つ紹介します。

自社にとってどのような効果をもたらすか考えながら参考にしてください。

事例1：【Glicoグループ】AIツールの導入で問い合わせ件数約31％削減

Glicoグループは、社内の問い合わせ対応を効率化するため、AIチャットボットAlliを導入しました。業務効率化を実現するためGlicoグループ全社で業務を可視化したところ、バックオフィス部門では問い合わせ対応が上位を占めていることに気づきました。

完全に内製化できることを重視してツールを探し、Alliを採用。導入後は、AIチャットボット化により問い合わせ対応件数を毎月約30％以上も削減できるようになりました。また、ITに詳しくない担当者でも問題なく運用できるうえに、自己解決する社内文化が醸成されたとのことで、多くの導入効果があったようです。

事例2：【東急リバブル】住宅の価格査定にAIを活用し査定スピードが1/7に

東急リバブルは、中古戸建て住宅の価格査定においてAIを活用しはじめました。過去に取引のあった1,000件以上の物件データをもとに、これまで最大1週間ほどかかっていた査定期間を1日に短縮しています。

築年数や交通利便性といった物件の特徴のみならず、土地の形状や公示地価などもデータに取り込み売却価格を査定します。一般的なAIによる査定では価格誤差率が平均10％ほどだったものが、同社が扱うAIは5％弱と精度が高いです。

AIによって査定期間が短縮されれば、迅速に商談を進められるようになり、契約率の向上が期待されています。

事例3：【佐川急便】日本初！荷積にAI機能搭載のロボットを導入

佐川急便は、荷積みにAI搭載ロボットを導入するプロジェクトを発足しました。2023年12月より1年間にわたって実証実験を行い、早期の実用化を目指しています。

物流業界では、労働力のほか輸送力も不足しており、トラックドライバーの負担軽減をはじめとした労働環境の改善が急務です。佐川急便は、こうした問題に対応するため、以前より荷積みロボットの導入を検討してはいたものの、輸送品質を維持する人的作業の代替が困難という大きな課題がありました。

そこで、約6億円もの費用をかけ、AI搭載ロボットの実証実験をスタートしました。実験が成功すれば、物流業界の常識が覆るような変革が起こる可能性があるでしょう。

事例4：【くら寿司】AIカメラ導入により迷惑行為を検知

くら寿司は、客の迷惑行為を監視する目的で、AIカメラを全店に導入しました。回転寿司店における迷惑行為が全国で相次いだことを受け、迷惑行為をなくすために迅速に導入まで進めました。

すし皿が乗る開店レーンの上部に取り付けられたAIカメラが、不自然な動きを検知すると本部にあるタブレット端末にアラーム音で知らせます。そして、本部に常駐している担当者が該当の店舗に電話で連絡し、即座に対応できる仕組みです。

AIカメラにより客の迷惑行為をいち早く発見できれば、ほかの利用客を不安にすることなく、風評被害も受けにくくなるでしょう。

AIを導入する上で最低限必要な準備

ここでは、AIの導入に最低限必要な準備を、3つにまとめて解説します。

準備を整え、AIによる成果を最大化しましょう。

準備1：AIを導入する目的を明確にする

まずは、AIを導入する目的を明確にしましょう。いくら便利とはいえ、目的もなしに導入してもAIの恩恵は受けられません。AIツールは実にさまざまな種類があるため、目的に合っていなければかえってリソースが無駄になってしまう恐れがあります。

顧客からの問い合わせ対応を効率化したいのであればチャットボット、自社メディアの記事作成を効率化したいのであれば文章作成ツールなど、目的によって導入すべきツールが異なります。導入目的を明確化し、AIツールを最大限に活用しましょう。

準備2：AI活用のための人材を確保する

AI活用のための人材確保も重要です。AIを導入することで、労働力不足を解決し業務を効率化できますが、その前にAIツールを扱える人材が欠かせません。

従業員にAIツールに関する研修を実施したり、プログラミングができる外部の人材を採用したりなど、AI導入によるメリットを享受するための仕組みづくりが必要です。AIについて理解したうえで活用すると大きな成果が見込めるので、人材確保も欠かさず行いましょう。

準備3：導入したいAI分野について情報収集する

AIの導入にあたって、導入したい分野の情報を集めましょう。情報を集めて整理することで、導入すべきツールが明確になります。AIは、主に次のような分野で活用されることが多いです。

AIを導入したい業務とあわせてAIが活用される分野も把握しておくことで、導入後のトラブルや失敗が少なくなるでしょう。

業務効率化に役立つ無料のAIツール10選

業務効率化に役立つAIツールは数多く存在します。ここでは、無料で使えるおすすめのツールを10個紹介します。

自社にとって最適なAIツールを見つけましょう。なお、次の記事では、無料で使えるAIサイト・サービスを目的別に詳しく紹介しています。注意点もあわせて解説しているので、ぜひ参考にしてください。

【目的別】無料AIサイトおすすめ24選！サービス活用時の注意点も紹介

更新日：2024年4月29日

ChatGPT

ChatGPTは、一般的にも認知度が高いAIチャットサービスです。ユーザーが質問を入力すると、まるで人間のように自然な返信を即座に受け取れます。回答精度が高く、質問内容や質問の仕方次第では重要な情報をスムーズに入手できるので、業務を問わず活用できる場面は多いでしょう。

ChatGPTは、無料版（GPT-3.5）と有料版（GPT-4）があり、有料版では抽象的な言葉への理解度も高く、高度な推論や複雑な指示が可能です。情報が古かったり間違っていたりすることはありますが、それ以上にメリットのほうが多いので、真っ先に導入を検討したいツールでしょう。

Google Bard

Google Bardは、Googleが提供する対話型AIツールです。ChatGPTのような対話型AIツールで、さらにGoogle検索と連動しており、新鮮で質の高い回答を受け取れるのが特徴です。

ChatGPTと異なり、現在はすべての機能を無料で利用できます。また、GmailをはじめとしたGoogleの各種サービスと連携できるのも魅力です。Bardにメールを作成してもらったりカレンダーに予定を追加してもらったりなど、Googleのサービスやツールをよく使う場合には利便性が高いでしょう。なお、2024年1月現在は試験運用中です。

Microsoft Copilot

Microsoft Copilotは、MicrosoftがChatGPTをベースに開発したチャットツールで、Microsoftの検索エンジン「Bing」で利用できます。AIチャットツールとして質問に回答してもらえるだけでなく、物語などクリエイティブな文章の作成や、画像・イラストの生成も可能です。

そのため、文章に限らず、使い方次第で活用の幅が大きく広がるでしょう。

AIチャットくん

AIチャットくんは、ChatGPTをLINEアプリで使えるサービスです。爆発的に認知されるようになったChatGPTを、より簡単に使えるようにリリースされました。

LINEで友だち登録するだけで、いつものメッセージの感覚で簡単に使えるのが大きな特徴です。日本語対応でわかりやすく、英語表記の本家を使うのに抵抗がある人にとっては非常に使いやすいでしょう。

無料の場合、1日5回までとメッセージ数に制限があるため、必要に応じて有料版の採用も検討しましょう。

Notion AI

Notion AIは、文章の自動作成やメモなど、機能が充実しているAIツールです。無料で気軽に始められ、わかりやすい文章を簡単かつ迅速に生成してくれます。

Notion AIは、文章の要約やメール作成など、文章がからむ場面で活用しやすいツールです。また、タスク管理やスケジュール調整などもできるので、業務効率化に向けてあらゆる場面で使いやすいでしょう。

SAKUBUN

SAKUBUNは、SEO記事作成を大幅に効率化できるAIツールです。競合を分析したうえで記事を自動作成してくれるため、記事作成のリソースが足りていない企業にうってつけのツールです。

また、ペルソナの指定やアイキャッチ画像の作成など、文章の執筆だけでなくSEO記事の作成を任せられるのも魅力。基本は有料プランの契約が必要ですが、登録から7日間は10万文字を上限として無料で使えるので、使用感を確かめてから導入を検討しましょう。

Microsoft Designer

Microsoft Designerは、画像生成からデザインまでできるAIツールです。Microsoftアカウントがあれば簡単に利用でき、作りたい画像イメージを言葉で入力するだけで、オリジナル画像を作成できます。

AIによってスムーズに質の高い画像を作成でき、カスタマイズすることで理想的なデザインを作り上げられます。クリエイティブ業務において活用しやすいツールでしょう。

Canva AI

Canva AIは、グラフィックデザインができるAIツールです。およそ61万点にも及ぶテンプレートや1億点の写真・動画など豊富な素材を備えています。

Canva AIを使えば、ドラッグ&ドロップだけの簡単操作で豊富な素材を組み合わせて自由にデザインを作成できます。直感的に操作できるため、デザインに関して専門的な知識がなくても高品質な作品を作成しやすいでしょう。

AutoML（Google Cloud）

AutoML（Google Cloud）は、機械学習モデルの設計や構築プロセスを自動化してくれるAIツールです。機械学習とは、人間の学習能力と同様の機能をコンピュータで実現する技術を指します。AIがデータから法則性を見つけ出したうえで、分析や予測をできるようにするためのものです。

従来は、機械学習モデルの設計には専門的な知識や技術が必要で、多くのコストを必要としていました。しかし、AutoMLを使えば、高度な知識や技術がなくとも機械学習モデルを構築できます。

Neural Network Console

Neural Network Consoleは、ディープラーニングを用いたAI開発が手軽にできるツールです。ドラッグ&ドロップの簡単操作でニューラルネットワークを設計できます。

ディープラーニングとは、機械学習のうちの1つで、人間と同じような認識過程で正解を導き出す学習方法です。そして、ニューラルネットワークとは、人間の神経細胞（ニューロン）を模した人工ニューロンをつなげた階層構造を指します。

このニューラルネットワークが何層にも深く重なっているものがディープニューラルネットワークです。ディープラーニングは、各階層でデータを処理することで抽象的な問題でも結果を出しやすいのが特徴です。

ディープラーニングを行うには、専門的な技術と多くのリソースが求められます。Neural Network Consoleを使えば、ディープラーニングに必要なニューラルネットワークを簡単に設計できるので、工数を大幅に削減できるでしょう。

業務効率化へのAI活用手順

なかには、どうAIを活用して業務を効率化すればいいのか、イメージが湧かない人もいますよね。

そこで、ここからは業務効率化に向けたAIの活用手順を、4つにまとめて紹介します。

手順1：AIを活用して解決したい課題を明確にする

まずは、AIを活用して解決したい課題を明確にしましょう。便利でさまざまな場面で活用できるAIも、用途によっては向き不向きがあります。AIによって解決したい課題がはっきりしていないと、せっかくの高性能ツールも無駄になってしまいかねません。

自社メディアの記事作成を効率化する目的で、ライティング自動化ツールを導入するなど、現状を把握し課題を明確にしたうえでAIの導入可否を決めましょう。

手順2：AIを活用する範囲を定める

AIによって解決したい課題を明確化できたら、続いてAIを活用する範囲を定めましょう。業務のうち、どこまでAIを使うか定めておくことで、人の手を加えるべき箇所が明確になります。人の手を加えるべき箇所がはっきりしていれば、それだけ作業に割く時間を具体的に確保しやすく、ほかの業務にもあたりやすくなるでしょう。

逆に、AIの活用範囲が明確でなければ、結果的に人の手も余計に加えることとなり、業務を効率化できなくなる可能性があります。業務負担が増えてしまっては本末転倒なので、どこからどこまでをAIで補うのかしっかりと決めておきましょう。

手順3：十分な量のデータを用意する

AIの導入目的や活用範囲を明確にしたら、AIを活用できるよう十分な量のデータを用意しましょう。AIは、大量のデータを高速かつ的確に処理し、その過程でさまざまな要素を学習します。AIによって業務を効率化するためには、十分な量のデータがある学習環境が重要です。

過去の売上データや見込み顧客データなど、AIを活用する業務に必要なデータを可能な限り用意しましょう。

手順4：利用するAIツールを比較検討する

十分な量のデータを用意できたら、利用するAIツールを比較検討します。AIツールは種類がさまざまで、特定の分野であっても同様のツールが多く存在します。そのため、自社に最適なツールを選べるよう、次のようなポイントを押さえて比較するのが重要です。

上記の他にも、AIを活用したい業務によって比較ポイントは細かく異なるでしょう。いずれにしても、同様のツールの中でも、自社にとってもっとも大きな成果が見込めるツールを見極めるのが重要です。

挫折なく業務効率化に向けたAIスキルの習得を目指すなら

ここまで記事を読み、業務効率化に向け自力でAIスキルを習得しようとしている人のなかには

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いざ独学でプログラミングを学び始めても、勉強の最中に挫折しまっては学習にかけた時間を悔やむだけでなく「AIプログラミングを身につけるのって思っていたよりも難しいんだな…」とスキルの習得自体を諦めかねません。

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まとめ

この記事では、AIで業務が効率化できる理由や成功事例、無料で使えるおすすめのAIツールなどを紹介しました。AIの導入で業務効率化に成功した事例も多く、用途ごとに便利なツールが多くあることがわかりましたね。

業務効率化のために使えるおすすめのツールは、次の10個です。

なお、AIに関する専門スキルをしっかりと身に付けたいなら、プログラミングスクールの受講がおすすめです。効率よく、業務効率化に活かせるAIスキルを習得したい人は、侍エンジニアの「業務改善AI活用コース」をお試しください。