VBAで業務効率化する具体例とは?おすすめの学習方法も解説!


VBAで業務効率化するイメージがわかない・・・
業務が効率化できる事例や必要なスキルも知りたいな・・・
できれば、自分でVBAを書いて業務を効率化したい・・・

日常的にExcelを使って仕事している方は、効率化へ取り組んでいる方も多いですよね。ただ、業務効率化のためにVBAを学んでいる人は少ないのではないでしょうか。具体的に効率化できるイメージが湧かなかったり、プログラミング言語だからと言って尻込みしてしまったり・・・一歩踏み出せない人がほとんどですよね。

こんにちは!フリーランスエンジニア兼テックライターのワキザカです。

この記事では、VBAで業務を効率化する具体例・おすすめの学習方法について解説します!

すぐに活かせる効率化テクニックも最後に紹介しているので、ぜひ最後まで見てみてくださいね。

この記事はこんな人のために書きました。

  • 普段からExcelを使った業務が多く、効率化に悩んでいる人
  • VBAを使って業務を効率化する具体例を知りたい人
  • VBAで業務効率化するスキルを身に着けたい人

VBAで業務効率化すると作業が楽になる

はじめに、VBAを使うとなぜ業務が効率化できるか簡単に解説します。

VBAができるようになると、Excel作業を自動で実行するツールを作ることができます。定期的に計算してまとめているグラフも、データの計算からグラフ作成まですべて自動化することができます。

イメージが湧かない方は、普段のExcelの作業を箇条書きで細かく書いてみてください。たとえば、一覧データを加工してグラフを作成し、最終的にPDFのレポートを作成する例で考えてみましょう。


■データ一覧からPDFのレポートを作る操作手順

  • 手順1:データ一覧テーブルから必要な情報のみにフィルターをかける
  • 手順2:フィルターしたデータを使いグラフを作成
  • 手順3:必要なグラフの数分1~2の操作を実行
  • 手順4:作成したグラフをレポートシートにコピペ
  • 手順5:データ一覧から一部データを抜粋してレポートシートにコピペ
  • 手順6:印刷プレビューを確認して余白を調整
  • 手順7:レポートシートをPDF形式で保存

このように、細かい操作手順を洗い出すことができますよね。この細かい手順を1行ずつプログラミングで書くことで自動化処理を作れる言語が、VBAです。そのため、普段の業務を細かい作業単位で洗い出すことができれば、全て自動化することができるのです。

また、Windowsのタスクスケジューラを使えば、夜間に重たい計算を自動で終わらせるツールを作ることもできます。単純作業をVBAに任せておけば、ほかの作業に集中することもできますよね。VBAを使いこなすと、作業がとても楽になるのです。

ただ、何となくわかっても、具体的に業務効率化できる作業のイメージしづらい人もいるのではないでしょうか。そこで次に、VBAで業務効率化できる具体例について解説しますね。

VBAで業務効率化できる具体例とは?

次に、VBAで業務効率化できる具体例について解説します。

VBAを使えば、次にのような作業を自動化するツールを作ることができます。


■VBAで業務効率化できる例

  • 転記作業の自動化
  • データ加工の自動化
  • レポート作成の自動化
  • フォルダ管理ツールの開発
  • データ管理ツールの開発
  • Outlookメール自動化ツールの開発
  • Web操作自動化ツールの開発

転記作業を自動化する場合は、次のようなイメージです。

まず、転記作業の事例についてです。

ブックAの日次データシートから、ブックBの月次データシートに転記する作業の改善例です。イメージしやすいように、画像で業務の違いを用意しました。

改善前のイメージ:

転記作業の事例:改善前のイメージ

改善後のイメージ:

転記作業の事例:改善後のイメージ

ブックAを開くことなく、ブックBの「日次データ取得ボタン」をクリックするだけで、作業が終わっています。ミスがないかチェックするダブルチェックは必要ですが、作業がとても楽になりますよね。

仮に「ブックAを開く → 必要な日次データを探す → ブックBを開く → 月次データにまとめる」の作業に5分かかっていた場合、12件こなすだけで1時間かかってしまいます。ボタンクリックのみで作業が終わると、数秒で処理が終わります。チェックの時間を入れても1分程度で終わります。詳細はこちら

以下でツールの作成事例、業務改善する例・必要な技術について解説しています。事例ごとに必要な技術もまとめているので、ぜひ見てみてくださいね!

VBAのツール作成事例7選!作るために必要な知識も徹底解説!
更新日 : 2019年8月8日
VBAを活用して業務改善する事例・必要な技術を徹底解説!
更新日 : 2019年8月8日

Excelの作業効率を高めるのも1つの手

ここまで、VBAで業務効率化出来る理由・事例について解説してきました。

ただ、VBAで業務効率化する前に、Excelだけでもできることはたくさんあります。


■Excelで業務効率化する例

  • ショートカットキーを極めて作業効率を上げる
  • セル関数を覚えて欲しい情報を引き出しやすくする
  • データ一覧をピボットテーブルで見やすく加工する方法を覚える

普段の作業を効率化して時間を作ってからVBAを学ぶ方が、学びやすいかもしれません。Excelショートカットキーを使いこなすための方法について以下で詳しく解説しているので、興味がある方は見てみてくださいね!

【エクセル効率化】ショートカットキーの神髄を伝授します!
更新日 : 2018年11月13日

まとめ

今回は、VBAで業務効率化する具体例・効率を上げるテクニックについて解説しました。

VBAを使いこなすと、Excelの作業を圧倒的速度で終わらせることができます。ミスなく速く終わらせる自分の分身を作れるので、VBAの具体例から逆算して学んでいくのがおすすめです!

ぜひ、VBAで業務効率化してみてくださいね!

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書いた人

Sanshiro Wakizaka

Sanshiro Wakizaka

フリーランスエンジニア兼ライターのワキザカ サンシロウです。
ExcelVBAの自動化ツール開発、WEB開発をメインにエンジニア業務をこなしつつ、サムライエンジニアにてライター業務をしております。

プログラミングをこれからやってみたい方に向けて、ためになる記事を全力で書いていきますので宜しくお願い致します!

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