VBAで業務効率化する具体例とは?おすすめの学習方法も解説!


VBAで業務効率化するイメージがわかない・・・
業務が効率化できる事例や必要なスキルも知りたいな・・・
できれば、自分でVBAを書いて業務を効率化したい・・・

日常的にExcelを使って仕事している方は、効率化へ取り組んでいる方も多いですよね。ただ、業務効率化のためにVBAを学んでいる人は少ないのではないでしょうか。具体的に効率化できるイメージが湧かなかったり、プログラミング言語だからと言って尻込みしてしまったり・・・一歩踏み出せない人がほとんどですよね。

こんにちは!フリーランスエンジニア兼テックライターのワキザカです。

この記事では、VBAで業務を効率化する具体例・おすすめの学習方法について解説します!

すぐに活かせる効率化テクニックも最後に紹介しているので、ぜひ最後まで見てみてくださいね。

この記事はこんな人のために書きました。

  • 普段からExcelを使った業務が多く、効率化に悩んでいる人
  • VBAを使って業務を効率化する具体例を知りたい人
  • VBAで業務効率化するスキルを身に着けたい人

VBAで業務効率化すると作業が楽になる

はじめに、VBAを使うとなぜ業務が効率化できるか簡単に解説します。

VBAができるようになると、Excel作業を自動で実行するツールを作ることができます。定期的に計算してまとめているグラフも、データの計算からグラフ作成まですべて自動化することができます。

イメージが湧かない方は、普段のExcelの作業を箇条書きで細かく書いてみてください。たとえば、一覧データを加工してグラフを作成し、最終的にPDFのレポートを作成する例で考えてみましょう。


■データ一覧からPDFのレポートを作る操作手順

  • 手順1:データ一覧テーブルから必要な情報のみにフィルターをかける
  • 手順2:フィルターしたデータを使いグラフを作成
  • 手順3:必要なグラフの数分1~2の操作を実行
  • 手順4:作成したグラフをレポートシートにコピペ
  • 手順5:データ一覧から一部データを抜粋してレポートシートにコピペ
  • 手順6:印刷プレビューを確認して余白を調整
  • 手順7:レポートシートをPDF形式で保存

このように、細かい操作手順を洗い出すことができますよね。この細かい手順を1行ずつプログラミングで書くことで自動化処理を作れる言語が、VBAです。そのため、普段の業務を細かい作業単位で洗い出すことができれば、全て自動化することができるのです。

また、Windowsのタスクスケジューラを使えば、夜間に重たい計算を自動で終わらせるツールを作ることもできます。単純作業をVBAに任せておけば、ほかの作業に集中することもできますよね。VBAを使いこなすと、作業がとても楽になるのです。

ただ、何となくわかっても、具体的に業務効率化できる作業のイメージしづらい人もいるのではないでしょうか。そこで次に、VBAで業務効率化できる具体例について解説しますね。

VBAで業務効率化できる具体例とは?

次に、VBAで業務効率化できる具体例について解説します。

VBAを使えば、次にのような作業を自動化するツールを作ることができます。


■VBAで業務効率化できる例

  • 転記作業の自動化
  • データ加工の自動化
  • レポート作成の自動化
  • フォルダ管理ツールの開発
  • データ管理ツールの開発
  • Outlookメール自動化ツールの開発
  • Web操作自動化ツールの開発

転記作業を自動化する場合は、次のようなイメージです。

まず、転記作業の事例についてです。

ブックAの日次データシートから、ブックBの月次データシートに転記する作業の改善例です。イメージしやすいように、画像で業務の違いを用意しました。

改善前のイメージ:

転記作業の事例:改善前のイメージ

改善後のイメージ:

転記作業の事例:改善後のイメージ

ブックAを開くことなく、ブックBの「日次データ取得ボタン」をクリックするだけで、作業が終わっています。ミスがないかチェックするダブルチェックは必要ですが、作業がとても楽になりますよね。

仮に「ブックAを開く → 必要な日次データを探す → ブックBを開く → 月次データにまとめる」の作業に5分かかっていた場合、12件こなすだけで1時間かかってしまいます。ボタンクリックのみで作業が終わると、数秒で処理が終わります。チェックの時間を入れても1分程度で終わります。詳細はこちら

以下でツールの作成事例、業務改善する例・必要な技術について解説しています。事例ごとに必要な技術もまとめているので、ぜひ見てみてくださいね!

VBAのツール作成事例7選!作るために必要な知識も徹底解説!
更新日 : 2020年3月3日
VBAを活用して業務改善する事例・必要な技術を徹底解説!
更新日 : 2020年3月3日

Excelの作業効率を高めるのも1つの手

ここまで、VBAで業務効率化出来る理由・事例について解説してきました。

ただ、VBAで業務効率化する前に、Excelだけでもできることはたくさんあります。


■Excelで業務効率化する例

  • ショートカットキーを極めて作業効率を上げる
  • セル関数を覚えて欲しい情報を引き出しやすくする
  • データ一覧をピボットテーブルで見やすく加工する方法を覚える

普段の作業を効率化して時間を作ってからVBAを学ぶ方が、学びやすいかもしれません。Excelショートカットキーを使いこなすための方法について以下で詳しく解説しているので、興味がある方は見てみてくださいね!

【エクセル効率化】ショートカットキーの神髄を伝授します!
更新日 : 2020年7月27日

まとめ

今回は、VBAで業務効率化する具体例・効率を上げるテクニックについて解説しました。

VBAを使いこなすと、Excelの作業を圧倒的速度で終わらせることができます。ミスなく速く終わらせる自分の分身を作れるので、VBAの具体例から逆算して学んでいくのがおすすめです!

ぜひ、VBAで業務効率化してみてくださいね!

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書いた人

Sanshiro Wakizaka

Sanshiro Wakizaka

新卒入社したメーカー系のIT企業で、システムエンジニアとして約5年勤務。
Webアプリ、業務アプリ開発において、要件定義、設計、インフラ、製造、テスト、運用保守など、様々な経験あり。
また、侍ブログ編集部として、これまでに200記事以上の記事を執筆。
現在はフリーランスエンジニア兼テックライターとして活動中。

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