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Accessとは?具体的な機能やExcelとの違いについても徹底解説!!

皆さんは、Accessを知っていますか?

Accessとは、Microsoft製のデータベース管理ソフトです。データの保管、管理に優れたツールなので、使い方を覚えておくと便利です!そこで今回は、

  • Accessとは?
  • AccessとExcelの違い
  • Accessでできること

というように基礎的なことから応用的な方法まで、徹底的に解説します!

Accessとは

はじめに、Accessの概要について解説します。Accessとは、Microsoft製のデータベース管理ソフトです。データを管理することに重きを置いたソフトで、以下のような機能を持っています。

  • データベースを使ったデータ管理
  • ユーザーフォーム(画面)を使ったアプリの開発
  • レポート機能を使った見やすい資料の作成

それぞれ詳しく解説しますね。

データベースを使ったデータ管理

データベースとは、「データを共有・検索・加工しやすくした、データの集まり」です。

Accessでは、データベースの作成、データの追加、更新、削除などの機能を持っています。そのため、大規模なデータでも取得がしやすく、データ分析にもとても使える機能です。

また、他のデータベースソフトと異なり、データベースを操作する方法が2つあります。

  • Access専用のデータ操作処理を作る機能を使う
  • 他データベースと同様に、データベース操作言語SQLを使う

「Access専用のデータ操作処理を作る機能」を使えば、データベースとSQLが初めてな方でも、直感的にデータ操作することができるため、はじめてデータベースを使う方にもおすすめです!

ちなみに、データベースの概要について詳しく知りたい方は、以下がおすすめです!

いまさら聞けないデータベースとは?〜基礎の基礎を学ぼう〜
更新日 : 2019年7月27日

ユーザーフォーム(画面)を使ったアプリの開発

「ユーザーフォーム」を使ったアプリ・システムを作ることができます。人事データ管理システム、工数管理システム、経理管理システム、プロジェクト管理システムなど、データを管理しつつ、登録、更新、削除を行うようなアプリが作れます。

ユーザーフォームで作った画面例:

また、アプリ開発をするときに大変な作業の1つにある、「開発環境構築」が不要で、Accessさえ入っていればアプリが作れるので、とても便利です。

レポート機能を使った見やすい資料の作成

Accessには、レポートを作る機能があります。Accessのデータベースのデータを使って、綺麗な見た目のレポートを簡単に作ることができます。

レポート機能の例:

こちらは、「請求データ一覧」というデータベースのテーブルから、Accessの機能を使って自動で作成したレポートです。このように、簡単に見やすい形式のレポートを作ることができます。

Excel と Accessの違い

次に、ExcelとAccessの違いについて簡単に解説します。

データ更新における違い

まず、データ更新の違いについて解説します。

Excel:

  • 直接セルにデータを書き込み、更新、削除ができる
  • 画像やグラフを追加することができる
  • セルに数式を書いて、計算ができる
  • 自由に更新できる分、データやレイアウトを崩してしまうときがある
  • ※事前に作った数式を誰かが書き換えて計算できなくなるなど...。

Access:

  • 直接データを更新することはしない
  • 基本的には、別途画面(ユーザーフォーム)を作ってデータ入力・更新・削除をする
  • データを直接編集できる権限を設定できる
  • データ更新の自由度が減る分、デザインが崩れる心配がない

上記のような違いがあります。Excelは自由にデータを作ったり、更新したり、削除することができる分、誰かが作ったデータを誤って書き換えてしまったり、表のレイアウトを崩してしまう時があります。

Accessを使えば、画面を使ってデータ入力するため、データがおかしくなったり、レイアウトがおかしくなる心配がありません。そのため、データの管理を重視したいときはAccessがおすすめです。

データ量の違い

次に、データ量の違いについて解説します。

Excel:

  • 行・列の最大数が決まっている
  • セルの最大入力文字数が32767まで

Access:

  • 2GBまでのデータであれば、行・列の数に制限はなし
  • データの最大入力文字数も、同様に制限なし

つまり、Accessの場合はデータ量的な制約が、全体2Gバイトを超えなければないということです。ちょっとしたデータを整理する分にはExcelで良いかもしれませんが、大規模データを使う時はAccessが便利です!

セルに入力するデータの型の違い

次に、セルに入力できるデータの型について解説します。

Excel:

  • 文字、数値、日付など、型を指定せずにセルに書き込むことができる
  • 型指定がない分、数値を誤って文字列にしてしまった場合、計算式がおかしくなる時がある

Access:

  • 列ごとに型(文字列、数値、日付、通貨 etc…)を指定する必要がある
  • 型が指定されているため、型以外の誤ったデータが入るのを防ぐことができる
  • 列ごとに指定した型が入っていることを前提として、処理を作ることができる

Excelだと自由に入力できる分、計算式に使っているセルに文字列を入れてしまった場合、数式がエラーになってしまいます。

Accessの場合は、列に指定した型以外のデータがそもそも入らないため、計算式がおかしくなることがありません。その代わり、型を最初に見極めて設定する必要があるため、厳密に型を意識してデータ管理したいときにおすすめです!

データの取得方法の違い

次に、データの取得方法の違いについて解説します。

Excel:

  • フィルターや検索機能を使って絞り込む
  • ピポットテーブルなどを使って絞り込む

Access:

  • SQLを使って高速にデータ取得するクエリがつくれる
  • データ検索用の画面を作って、ボタンクリックで検索できる機能を作れる

手作業でちょっとしたデータを調べる場合は、Excelでも全く問題ありません。

ただ、大規模データや、複雑な条件でデータを取得したい場合、圧倒的にAccessの方が便利です。また、データ取得が高速なので、ストレスなくデータ検索をすることができます。

データベース連携についての違い

次に、データベース連携についての違いについて解説します。

Excel:

  • SQL Server(Microsoft製のデータベース)であれば、ODBC接続設定不要でデータ表示ができる
  • ODBC接続さえ設定すれば、他データベースでもデータ表示ができる
  • ※ODBC接続は、他データベースと連携するための設定のことです。

Access:

  • SQL Server(Microsoft製のデータベース)であれば、ODBC接続設定不要でデータ表示・更新ができる
  • ODBC接続さえ設定すれば、他データベースでもデータ表示・更新ができる
  • データ更新ができるため、他データベースの更新アプリも作れる

知らない方も多いですが、Excelにもデータベースのデータを表示する機能があります。

Microsoft製のデータベースを表示する機能:

Microsoft以外のデータベースを表示する機能:

上記の機能を使ってデータ表示することはできるのですが、「データ更新」ができません。Accessでは、上記のようにデータを表示するだけでなく、直接データを更新することもできます。

また、ユーザーフォーム(画面)を使ってデータを更新するため、誤ってデータを大きく書き換える心配[も少ないです。Accessでデータ更新用の画面を1つ作っておけば、汎用データ更新ツールとしても使えるのでおすすめです!

まとめ

今回は、Accessの概要・具体的な機能・Excelとの違いについて解説しました。データ管理を厳密に行うシステムの場合、Accessはとても便利です。興味がある方は、ぜひ使ってみてくださいね!

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書いた人

Sanshiro Wakizaka

Sanshiro Wakizaka

新卒入社したメーカー系のIT企業で、システムエンジニアとして約5年勤務。
Webアプリ、業務アプリ開発において、要件定義、設計、インフラ、製造、テスト、運用保守など、様々な経験あり。
また、侍ブログ編集部として、これまでに200記事以上の記事を執筆。
現在はフリーランスエンジニア兼テックライターとして活動中。

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