皆さんは、Accessを知っていますか？
Accessとは、Microsoft製のデータベース管理ソフトです。データの保管、管理に優れたツールなので、使い方を覚えておくと便利です！そこで今回は、
- Accessとは？
- AccessとExcelの違い
- Accessでできること
というように基礎的なことから応用的な方法まで、徹底的に解説します！
- AccessとはMicrosoft製のデータベース管理ソフト
- Access専用の操作機能やSQLを利用して操作が可能
- Excelと違い大規模データを扱うための機能が豊富
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Accessとは
はじめに、Accessの概要について解説します。Accessとは、Microsoft製のデータベース管理ソフトです。データを管理することに重きを置いたソフトで、以下のような機能を持っています。
- データベースを使ったデータ管理
- ユーザーフォーム(画面)を使ったアプリの開発
- レポート機能を使った見やすい資料の作成
それぞれ詳しく解説しますね。
データベースを使ったデータ管理
データベースとは、「データを共有・検索・加工しやすくした、データの集まり」です。
Accessでは、データベースの作成、データの追加、更新、削除などの機能を持っています。そのため、大規模なデータでも取得がしやすく、データ分析にもとても使える機能です。
また、他のデータベースソフトと異なり、データベースを操作する方法が2つあります。
- Access専用のデータ操作処理を作る機能を使う
- 他データベースと同様に、データベース操作言語SQLを使う
「Access専用のデータ操作処理を作る機能」を使えば、データベースとSQLが初めてな方でも、直感的にデータ操作することができるため、はじめてデータベースを使う方にもおすすめです！
ちなみに、データベースの概要について詳しく知りたい方は、以下がおすすめです！
ユーザーフォーム(画面)を使ったアプリの開発
「ユーザーフォーム」を使ったアプリ・システムを作ることができます。人事データ管理システム、工数管理システム、経理管理システム、プロジェクト管理システムなど、データを管理しつつ、登録、更新、削除を行うようなアプリが作れます。
ユーザーフォームで作った画面例：
また、アプリ開発をするときに大変な作業の1つにある、「開発環境構築」が不要で、Accessさえ入っていればアプリが作れるので、とても便利です。
レポート機能を使った見やすい資料の作成
Accessには、レポートを作る機能があります。Accessのデータベースのデータを使って、綺麗な見た目のレポートを簡単に作ることができます。
レポート機能の例：
こちらは、「請求データ一覧」というデータベースのテーブルから、Accessの機能を使って自動で作成したレポートです。このように、簡単に見やすい形式のレポートを作ることができます。
Excel と Accessの違い
次に、ExcelとAccessの違いについて簡単に解説します。
データ更新における違い
まず、データ更新の違いについて解説します。
Excel：
- 直接セルにデータを書き込み、更新、削除ができる
- 画像やグラフを追加することができる
- セルに数式を書いて、計算ができる
- 自由に更新できる分、データやレイアウトを崩してしまうときがある
※事前に作った数式を誰かが書き換えて計算できなくなるなど…。
Access：
- 直接データを更新することはしない
- 基本的には、別途画面(ユーザーフォーム)を作ってデータ入力・更新・削除をする
- データを直接編集できる権限を設定できる
- データ更新の自由度が減る分、デザインが崩れる心配がない
上記のような違いがあります。Excelは自由にデータを作ったり、更新したり、削除することができる分、誰かが作ったデータを誤って書き換えてしまったり、表のレイアウトを崩してしまう時があります。
Accessを使えば、画面を使ってデータ入力するため、データがおかしくなったり、レイアウトがおかしくなる心配がありません。そのため、データの管理を重視したいときはAccessがおすすめです。
データ量の違い
次に、データ量の違いについて解説します。
Excel：
- 行・列の最大数が決まっている
- セルの最大入力文字数が32767まで
Access：
- 2GBまでのデータであれば、行・列の数に制限はなし
- データの最大入力文字数も、同様に制限なし
つまり、Accessの場合はデータ量的な制約が、全体2Gバイトを超えなければないということです。ちょっとしたデータを整理する分にはExcelで良いかもしれませんが、大規模データを使う時はAccessが便利です！
セルに入力するデータの型の違い
次に、セルに入力できるデータの型について解説します。
Excel：
- 文字、数値、日付など、型を指定せずにセルに書き込むことができる
- 型指定がない分、数値を誤って文字列にしてしまった場合、計算式がおかしくなる時がある
Access：
- 列ごとに型(文字列、数値、日付、通貨 etc…)を指定する必要がある
- 型が指定されているため、型以外の誤ったデータが入るのを防ぐことができる
- 列ごとに指定した型が入っていることを前提として、処理を作ることができる
Excelだと自由に入力できる分、計算式に使っているセルに文字列を入れてしまった場合、数式がエラーになってしまいます。
Accessの場合は、列に指定した型以外のデータがそもそも入らないため、計算式がおかしくなることがありません。その代わり、型を最初に見極めて設定する必要があるため、厳密に型を意識してデータ管理したいときにおすすめです！
データの取得方法の違い
次に、データの取得方法の違いについて解説します。
Excel：
- フィルターや検索機能を使って絞り込む
- ピポットテーブルなどを使って絞り込む
Access：
- SQLを使って高速にデータ取得するクエリがつくれる
- データ検索用の画面を作って、ボタンクリックで検索できる機能を作れる
手作業でちょっとしたデータを調べる場合は、Excelでも全く問題ありません。
ただ、大規模データや、複雑な条件でデータを取得したい場合、圧倒的にAccessの方が便利です。また、データ取得が高速なので、ストレスなくデータ検索をすることができます。
データベース連携についての違い
次に、データベース連携についての違いについて解説します。
Excel：
- SQL Server(Microsoft製のデータベース)であれば、ODBC接続設定不要でデータ表示ができる
- ODBC接続さえ設定すれば、他データベースでもデータ表示ができる
※ODBC接続は、他データベースと連携するための設定のことです。
Access：
- SQL Server(Microsoft製のデータベース)であれば、ODBC接続設定不要でデータ表示・更新ができる
- ODBC接続さえ設定すれば、他データベースでもデータ表示・更新ができる
- データ更新ができるため、他データベースの更新アプリも作れる
知らない方も多いですが、Excelにもデータベースのデータを表示する機能があります。
Microsoft製のデータベースを表示する機能：
Microsoft以外のデータベースを表示する機能：
上記の機能を使ってデータ表示することはできるのですが、「データ更新」ができません。Accessでは、上記のようにデータを表示するだけでなく、直接データを更新することもできます。
また、ユーザーフォーム(画面)を使ってデータを更新するため、誤ってデータを大きく書き換える心配[も少ないです。Accessでデータ更新用の画面を1つ作っておけば、汎用データ更新ツールとしても使えるのでおすすめです！
まとめ
今回は、Accessの概要・具体的な機能・Excelとの違いについて解説しました。データ管理を厳密に行うシステムの場合、Accessはとても便利です。興味がある方は、ぜひ使ってみてくださいね！
