VBAで業務改善するための基礎・具体的な学習ステップを徹底解説!


Excel業務をVBAで改善できるようになりたいな・・・
VBAを使えば、どんなExcel業務が改善できるのだろう?
具体的な改善例やVBAのメリット・デメリットも知りたいな・・・

Excel業務を自動化し、無駄な工数を減らせることがVBAの魅力です。ただ、VBAで実現すべきか、別のツールを使うべきか悩む方も多いのではないでしょうか。

こんにちは!フリーランスエンジニア兼テックライターの脇坂です。

この記事では、VBAを業務に活かせるか判断するための情報として、VBAを習得するためのメリット・デメリット、具体的な業務改善例について詳しく解説します。

また、VBAに興味が湧いたときにすぐ学べるように、効率的なVBAの学習手順も解説しています。ぜひ最後まで読んでみて下さいね!

この記事はこんな人のために書きました。

  • Excelの業務を効率化する方法の1つとして、VBAを学ぶか悩んでいる方
  • VBAを学ぶメリット・デメリット、具体的な業務改善例を知りたい方

VBAとは?

まず、簡単にVBAについて解説します。

VBAとは、Excelの操作を自動化するためのプログラミング言語です。

データ入力、ファイル保存、別ブックのデータコピー、PDFの出力、ピポットテーブルの作成など、Excelの操作は全てVBAで自動化することができます。単純作業だけでなく、複雑な計算をミスなく高速に計算をしてくれるツールが作れるため、Excelを使う機会が多い方におすすめのプログラミング言語です。

また、Excelさえ入っていればすぐにVBAを始めることができるのも、魅力の一つです。VBAに興味が出てきた方は、以下を見ることがおすすめです!

【ExcelVBA入門】VBAの基礎知識・書き方・おすすめの学習方法を解説
更新日 : 2019年8月8日

VBAのメリット・デメリット

次に、VBAを使うメリット・デメリットについて簡単に解説します。

VBAを使うメリット

まず、VBAを使うメリットについて解説します。

大規模データでも瞬時に計算できる

VlookupSumifのようなセル関数を使っていると、データの規模によってExcelが重たくなってしまう時があります。計算方式を手動に切り替えることで操作自体は軽くすることができますが、再計算に時間がかかってしまいます。ちょっとした時間かもしれませんが、待っている時間がもったいないですよね。

VBAに置き換えることで、大規模データも数秒で処理が終わります。また、セルに数式を入れる必要がなくなるため、Excel自体がとても軽くなります。

処理が高速になるだけでなくExcelも軽快に動くようになれば、作業がとっても楽になりますよね。

一度作ってしまえばミスなく計算ができる

VBAは一度ツールを作ってしまえば、何度でも全く同じ動きで処理できるため、ヒューマンエラーを減らすことができます。

複雑な計算、複雑な作業、ミスが事故につながるようなデータ入力の際は、作業ミスが起こらないように注意が必要ですよね。その分時間もコストもかかってしまうため、正確に速く作業をしてくれるVBAはとても便利です。

計算、操作自体はVBAで自動化し、最終チェックだけ行うことで作業工数もぐっと減りますよね。

ミスを減らすだけでなく作業コストも減らすことができるため、とてもおすすめです。

Officeが入っていればすぐに使える

ほぼすべてのパソコンに、Excelが入っていますよね。VBAはExcelがあればすぐに始めることができるため、敷居がとても低いです。

また、Excelの操作に慣れている方は馴染みやすい言語のため、プログラミング初心者でもはじめやすく、ネットに情報も多いです。ちょっとした作業であれば、マクロの記録という機能を使ってすぐに自動化することもできます。

マクロの記録について詳しく知りたい方は、以下の記事を見てみてくださいね!

VBAを使うデメリット

次に、VBAを使うデメリットについて解説します。

社内にVBAができる人が少ない

VBA専門の会社であれば別ですが、そうでない場合はVBAを使える人が少ないです。わからないことに遭遇したときに、自分で調べて対処する力が必要になってきます。

そのため、いきなり実務で挑戦するのではなく、自分の作業を自動化するためにVBAを使うことをおすすめします。VBAを書くことが慣れてきたタイミングで、社内の人や上司などに提案してみると、スキルアップもしやすくなるのではないでしょうか。

「できる人が少ない = できるようになれば出世しやすくなる」という見方もできますよね。使い方次第で、デメリットはメリットにもなるのです。

習得までに時間がかかる

VBAに限らずですが、プログラミング言語は使いこなせるようになるまでに時間がかかります。ただ、Excelの機能や操作がわかっていれば始めやすい言語なので、プログラミング言語の中では始めやすいです。

また、基礎的なVBAの書き方がわかれば、作りたいVBAの機能に合わせて調べていくだけになります。最初は時間がかかるかもしれませんが、実務に直結するツールを作るまでの時間は早いでしょう。

これからVBAの独学を目指す方は、先に以下記事を読むことをおすすめします。

VBAで業務改善する具体例

次に、VBAで業務改善する具体例をご紹介します。

たとえば、次のようなケースです。


定期的に請求データから請求書を作っているけど、大変だなぁ・・・
案件が多い時は、1日作業に追われて他の作業ができない・・・
単純作業だけでも、自動化できるツールがあれば嬉しいけど・・・・

経理作業として、請求書データを管理している人の悩みです。請求データを手入力しているだけでなく、請求書の出力もExcelで行っているため、作業の量に応じて作業工数が増えてしまっています。この場合、VBAで自動化ツールを作れば、次のように業務が改善できます。


1. データは入力はCSVファイルを選択するだけで、VBAで一括取り込み
2. データチェック後にボタンクリックするだけで、VBAが請求書を自動作成
3. 作成した請求書データの請求書作成済みフラグは、VBAが自動で更新

この例では、手作業していたデータの入力や、請求書の作成をVBAで自動化しています。また、請求書出力フラグをデータ一覧に用意し、出力後に自動で「済」を入力することで、管理しやすいようなツールにしています。

このように、無駄な作業を減らしつつ、作業効率を上げるツールを作ることができます。今回は経理作業を例にとりましたが、他の仕事でも同じです。時間のかかっているExcel作業があれば、自動化を考えてみてくださいね!

VBAを学習するための最適な流れ

最後に、これからVBAを学習する方向けに、業務を自動化するツールが作れる学習ステップをご紹介します!


■VBAの基礎を極める



■請求書作成



■大規模ツール開発



■開発応用テクニック



■その他便利ツールの作り方

まとめ

今回は、VBAで業務改善するための基礎知識・改善例・具体的な学習ステップについて解説しました。

VBAを使えるようになると、業務効率が圧倒的に上がります。

ちょっとした操作であればすぐに自動化できるため、ぜひVBAに挑戦してみてくださいね!

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書いた人

Sanshiro Wakizaka

Sanshiro Wakizaka

フリーランスエンジニア兼ライターのワキザカ サンシロウです。
ExcelVBAの自動化ツール開発、WEB開発をメインにエンジニア業務をこなしつつ、サムライエンジニアにてライター業務をしております。

プログラミングをこれからやってみたい方に向けて、ためになる記事を全力で書いていきますので宜しくお願い致します!

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