【目的別】仕事効率化ツールおすすめ12選!選び方も紹介

仕事をもっと効率的に進めたい…
仕事効率化ツールってどれがいいんだろう?

仕事効率化ツールの導入は、時間とコストの節約、生産性の向上、テレワークの支援という点で大きな利益をもたらします。

しかし、仕事効率化ツールといっても様々な用途のものが複数の会社から出ているため、どれを選べばいいかわからない人も多いですよね。自分や会社に合わないツールを導入しては、期待した効率化が発揮できない事態になってしまいます。

そこで、この記事では次の目的別におすすめの仕事効率化ツールを紹介します。

仕事効率化ツールの選び方も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

目次

失敗しない仕事効率化ツールの選び方

失敗しない仕事効率化ツールの選び方

はじめに、業務効率化ツールの選び方を、3つのポイントにまとめて紹介します。

課題の解決に適した機能があるか

仕事効率化ツールを選ぶ際に最も重要な点は、そのツールが課題やニーズを解決するのに適した機能を備えているかどうかです。

ツールの機能が実際の業務プロセスや目的に合わない場合、導入後に想定していた効果が期待できません。例えば、タスク管理ツールを導入したいと考えた場合、そのツールがタスクの優先度設定や期限管理、チーム内コラボレーションなど期待する機能を提供しているかを確認します。

また、プロジェクト管理ツールを導入する場合は、ガントチャートやタイムライン表示、タスクの依存関係設定などが重要な機能です。

このように、自社の課題やニーズに合った機能を重視し、ツールを選定してください。ツールによっては、プランごとに使用できる機能が限定されている場合があるので、各プランの検討も合わせて行いましょう。

知識がなくとも使いこなせるか

仕事効率化ツールを導入するうえでは、そのツールが使いやすいかどうかも重視しましょう。

ツールを使う全ての社員が専門知識を持っているわけではありません。知識がなくても使いこなせるかどうかが重要です。

例えば、クラウドベースのプロジェクト管理ツールを導入する場合、そのツールが直感的なユーザーインターフェースを持っているか、操作方法が分かりやすいかどうかを確認します。また、初期設定やカスタマイズが容易か、簡単なチュートリアルやトレーニング資料が提供されているかなども重要です。

ツールの利用者が手軽に使えるツールを選択しなければ、効率化のために導入したツールでも意味がありません。まずは、自分で導入候補のツールの使用感を確認してみましょう。

安全性は高いか

仕事効率化ツールを選ぶ上で、安全性も重要です。

特に、ツールを使うにあたって、企業の機密情報や個人情報が含まれる場合は、データの保護やセキュリティの確保が不可欠です。ツールの使用が原因で重要なデータが外部に流失してしまっては、企業の信用を損ねてしまいます。

例えば、クラウドストレージサービスを利用する場合、データの暗号化や二段階認証などのセキュリティ機能が実装されているかを確認しましょう。

また、ツールの開発元が信頼できる企業であり、セキュリティに関する機能が社内のセキュリティ基準をクリアしているか確認することをおすすめします。さらに、ツールがサーバーを保有している場合、物理的なセキュリティや定期的なセキュリティアップデートの実施状況も確認しましょう。

安全性が確保されたツールを選択することで、企業の重要データと信用を守ることができます。

社内での伝達業務を効率化するおすすめツール3選

ここからは、社内の伝達業務を効率化するおすすめツールを、厳選して3つ紹介します。

Slack

Slack
出典:Slack

Slackは、グローバルに広く利用されているコミュニケーションツールです。チャンネルを用いた情報のカテゴリ分けやリアルタイムでのチャット、ファイル共有、ビデオ通話など多彩な機能を備えています。

また、外部サービスとの連携も強力で、TrelloGoogle DriveGitHubなどのツールとの統合が可能です。

プラン1ユーザーあたりの価格プランごとの特徴
フリー無料アクセス可能な最新の10,000件のメッセージ、10個のアプリ統合、1対1のビデオ通話が利用可能
プロ年払い:   925円
月払い:1,050円
メッセージ履歴とファイルストレージの無制限アクセス、無制限のアプリ統合が利用可能
ビジネスプラス年払い:1,600円
月払い:1,800円
高度なセキュリティと管理機能、24時間サポート、データエクスポート機能が利用可能
エンタープライズグリッドお問い合わせ大規模企業向けの高度なセキュリティとコンプライアンス機能、大規模な組織のサポートが利用可能

参考:Slack
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。

Chatwork

Chatwork
出典:Chatwork

Chatworkは、日本国内で開発されたビジネスチャットツールです。セキュリティが強化されており、企業の内部情報が安全に管理できる設計です。

Chatworkではチャットとタスク管理がシームレスに統合されており、チャットの内容から直接タスクを割り当てることができます。

プラン1ユーザーあたりの価格プランごとの特徴
スタンダード年払い:   700円
月払い:   840円
基本的なチャット、グループ機能、ファイル共有が利用可能
アドバンスト年払い:1,200円
月払い:1,440円
ビデオ通話機能の追加、履歴検索機能の拡張が利用可能

参考:Chatwork
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。

LINE WORKS

LINE WORKS
出典:LINE WORKS

LINE WORKSは、日常生活に欠かせないLINEアプリを基盤としたビジネス向けコミュニケーションツールです。LINEとの親和性が高く、使い慣れたインターフェースで直感的に操作できます。

リアルタイム通信はもちろん、大容量のファイル共有やビジネスに特化した機能が整っています。

プラン1ユーザーあたりの価格プランごとの特徴
Light無料100人までの無料利用、お試し版として提供
Standard年払い:   450円全メンバーへのメッセージ配信、ファイル保存期間無制限が利用可能
Premium年払い:   800円高度な管理機能、外部との大量メール送信、データの高度な保護が利用可能

参考:LINE WORKS
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。

タスク管理・効率化におすすめのツール3選

タスク管理ツールは、仕事の進行をスムーズにし、生産性を高めるために欠かせないツールです。

ここでは、タスク管理・効率化におすすめのツールを3つ紹介します。

Trello

Trello
出典:Trello

Trelloは、直感的なカード形式でタスクを管理できるツールです。

ボードやリスト、カードなどの視覚的にアプローチしたデザインを使用してタスクの整理が可能です。タスクを見える化することで、業務の効率化を図ります。

直感的なドラッグ&ドロップ操作で、プロジェクトの各フェーズの管理が行えるため、チーム内のコミュニケーション向上が期待できます。

プラン1ユーザーあたりの価格プランごとの特徴
Freeプラン無料基本的なボード、リスト、カードの使用可能
Standard年払い:   750円
月払い:   900円
追加機能としてカスタムフィールド、カレンダービュー等の利用可能
Premium年払い:1,500円
月払い:1,875円
高度な統合機能、ダッシュボード、タイムラインビュー等の利用可能
Enterprise月払い:2,625円
※ユーザー数で変動
大企業向けの管理機能、無制限のパワーアップ、24時間/7サポート等可能

参考:Trello
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。

Notion

Notion
出典:Notion

Notionは、タスク管理だけでなく、データベース管理やカレンダー管理など、複数の機能を統合したオールインワンツールです。

文書の作成と管理も同一プラットフォームで行えるため、情報の一元化ができます。カスタマイズ機能が豊富で、個々のニーズに合わせて多様な使い方が可能です。

プラン1ユーザーあたりの価格プランごとの特徴
フリー無料個人使用向け、無制限のページとブロック作成可能
プラス年払い:1,200円
月払い:1,500円
高度なブロック管理、バージョン履歴、APIアクセス等
ビジネス年払い:2,250円
月払い:2,700円
プライベートチームスペース、共有ワークスペース
エンタープライズお問い合わせ企業向けの高度なセキュリティと管理機能

参考:Notion
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。

Asana

Asana
出典:Asana

Asanaは、タスクの割り当てや進捗状況の追跡、デッドラインの管理などを行うことができるプロフェッショナル向けのタスク管理ツールです。

プロジェクトのマイルストーン設定や依存関係の管理も行え、大規模プロジェクトの管理に適しています。

プラン1ユーザーあたりの価格プランごとの特徴
Personal無料タスク管理の基本機能が利用可能、少人数のチームが対象
Starter年払い:1,200円
月払い:1,475円
タイムライン、ダッシュボード、無制限のゲストアクセス等が利用可能
Advanced年払い:2,700円
月払い:3,300円
最大500人で利用可能、ポートフォリオ管理、ワークロード、フォームのカスタマイズ等が利用可能

参考:Asana
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。

会議の効率化におすすめなツール3選

リモートワークが普及する現在、オンライン会議の効率化ツールの需要が高まっています。

ここでは、会議効率化におすすめなツールを3つ紹介します。

Zoom

Zoom
出典:Zoom

Zoomは、その使いやすさと高いビデオ及び音声品質で広く知られるツールです。

大規模なウェビナーから小規模なミーティングまで、幅広いニーズに対応しており、画面共有やチャット、背景ぼかし機能など、多様な機能を提供しています。

プラン1ユーザーあたりの価格プランごとの特徴
Basic無料40分までのグループミーティング、無制限の1対1ミーティングが可能
Pro年払い:1,770円
月払い:2,125円
30時間までのミーティング時間、ユーザー管理、レポート機能が利用可能
Business年払い:2,499円
月払い:2,999円
300人までのミーティング参加者、会社ドメインのカスタマイズ、スケジューラの利用が可能
Businessプラス年払い:2,865円
月払い:3,438円
10GBのクラウドストレージ、来客管理、翻訳字幕の利用が可能
Enterpriseお問い合わせ1,000人以上のミーティング参加者、無制限のクラウドストレージの利用が可能

参考:Zoom
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。

Google Meet

Google Meet
出典:Google Meet

Google Meetは、Google社が提供するビデオ会議ツールで、Googleの安全性と簡便性を兼ね備えており、他のGoogleサービスと連携しやすいツールです。

G Suiteユーザーであれば、GoogleカレンダーやGmailとシームレスに連携し、直感的な操作で会議を設定・開始することができます。

プラン1ユーザーあたりの価格プランごとの特徴
Business Starter年払い:680円100人までの会議、記録機能、30GBのクラウドストレージが利用可能
Business Standard年払い:1,360円150人までの会議、記録機能、2TBのクラウドストレージが利用可能
Business Plus年払い:2,040円500人までの会議、高度なセキュリティ、5TBのクラウドストレージが利用可能
Enterpriseお問い合わせ1,000人までの会議、ノイズキャンセレーション、5TBのクラウドストレージが利用可能

参考:Google Meet
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。

Microsoft Teams

Microsoft Teams
出典:Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、会議だけでなく、チャット、ファイル共有、タスク管理の機能も備えた統合コミュニケーションプラットフォームです。

Office 365との高度な統合性があり、文書作成やプレゼンテーション中の協働が非常にスムーズです。

プラン1ユーザーあたりの価格プランごとの特徴
Microsoft 365 Business Basic月払い:899円Web版Office、チーム向けコミュニケーションのツール
Microsoft 365 Business Standard月払い:1,874円デスクトップ版Office、より豊富なビジネス機能を搭載
Microsoft 365 Business Premium月払い:3,298円より高度なセキュリティとコンプライアンス機能を搭載

参考:Microsoft Teams
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。

事務作業の効率化におすすめなツール3選

反復的で時間を要する事務作業を効率化したいと考える人も多いのではないでしょうか。

ここでは、事務作業を効率化するために特におすすめの3つのツールを紹介します。

Freee

Freee
出典:Freee

Freeeは、会計業務を自動化するクラウド会計ソフトです。領収書のスキャンから仕訳、申告までを一元的に管理できる機能を提供するなど、中小企業や個人事業主に人気のツールです。

簡単な操作で会計業務がスムーズに行えるため、時間とコストの削減につながります。

プラン1ユーザーあたりの価格プランごとの特徴
ミニマム月払い:400円
※ユーザー数で変動
初めての利用者向け、初歩的な会計業務を提供
スターター月払い:600円
※ユーザー数で変動
小規模事業者向け、見積書、請求書作成など基本的な会計機能を提供
スタンダード月払い:1,980円
※ユーザー数で変動
一般的な中小企業向け、より高度な会計機能とサポートを提供、インボイス制度対応など
プレミアムお問い合わせ大企業向け、複数の機能と専門的なサポートが利用可能

参考:Freee
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。

クラウドサイン

クラウドサインは、契約書の作成、送信、署名、管理をデジタル化する電子契約サービスです。

ペーパーレスで時間やコストを大幅に削減しながら、契約プロセスのスピードとセキュリティを向上できます。

プラン1ユーザーあたりの価格プランごとの特徴
ライト月払い:10,000円個人事業主や少人数の企業向け、基本的な契約機能が利用可能
コーポレート月払い:28,000円一般企業向け、電子契約・書類管理機能が利用可能
ビジネスお問い合わせ内部統制・セキュリティを強化する機能が利用可能
エンタープライズお問い合わせ全社利用を想定された大企業向けの書類管理機能が利用可能

参考:クラウドサイン
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。

GMOサイン

GMOサイン
出典:GMOサイン

GMOサインは、セキュリティと法的拘束力を備えた電子署名サービスです。

文書管理から署名まで一貫したプロセスをオンラインで完結させることが可能です。特に、法人間取引におけるドキュメントの処理速度と安全性を向上させます。

プラン1ユーザーあたりの価格プランごとの特徴
お試しフリー無料電子契約のお試し利用、1ユーザーのみ、送信数月上限5件
契約印&実印月払い:8,800円ユーザー無制限、送信数無制限

参考:GMOサイン
公式サイトの情報をもとに掲載しています。
価格には2024年5月時点の税抜き価格を記載しています。

仕事効率化ツールを導入する3つのメリット

仕事効率化ツールを導入する3つのメリット

ここからは、仕事効率化ツールを導入するメリットを、3つにまとめて紹介します。

雑務を行う時間を削減できる

仕事効率化ツールの導入により、雑務を行う時間を削減が可能です。雑務とひとことでいっても、反復的なデータ入力や情報の整理、ドキュメント管理など、多岐にわたり、業務時間の中で大きな割合を占めています。

仕事効率化ツールを導入することで、日常的な雑務の自動化や効率化が図れます。例えば、会計ソフトウェアを導入すれば、請求書の発行や経費の管理が自動化され、スピーディーかつ正確に行うことができます。

仕事効率化ツールの導入により、雑務にかかる時間を削減し、本来の業務に集中する時間の確保が可能です。雑務を行う時間を削減することにより、社員のモチベーションにも繋がるでしょう。

人員コストを削減できる

仕事効率化ツールの導入は、人員コストの削減に効果があります。

なぜなら、人手を要していた作業がツール導入により自動化されることにより、その作業の必要人員をを減らすことができるからです。また、ツールの導入により、残業時間の削減も期待できるため、人員コストをさらに抑えることができます。

より生産的な作業に集中することで、以前より多くの仕事をこなせるようになるため、戦略的な人員配置も可能になるでしょう。

テレワークとの相性が良い

仕事効率化ツールは、テレワークをサポートするために不可欠です。

例えば、クラウドベースのドキュメント管理システムを利用することで、会社以外のどこからでもファイルにアクセスし、編集することが可能です。コミュニケーションツールを使えば、チームメンバーとリアルタイムでのコミュニケーションができ、情報の伝達がスムーズになります。

これにより、テレワーク環境でもチームの一体感を保ちながら、効率的に業務を進められます。そのため、仕事効率化ツールはテレワークとも相性が良いといえます。

効果的な仕事の効率化を目指すなら

希望するツールがあったけど、自社に合うようにカスタマイズしたいと考える人もいます。ツールのカスタマイズには、プログラミングの知識が必要不可欠です。

より自社に合った効果的な業務改善を行うためには、AIの活用もおすすめです。最先端のAI技術を駆使したChatGPTの活用方法やPythonを使用したデータ処理や自動化などで仕事の効率化ができます。

SAMURAI ENGINEERの「業務改善AI活用コース」では、ChatGPT、プロンプトエンジニアリング、Pythonを学びながら、コードが書けない人でも最速でDX人材を目指せます。現役エンジニアが教えるため、短期間で実際の業務内容に応用できるスキルを身につけることが可能です。

いつでも無料カウンセリングを受け付けているため、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

仕事効率化ツールの失敗しない選び方や業務別のおすすめツールを紹介しました。

まずは、自社の課題に合った正しいツールの選定を行うことが仕事効率化の成功の鍵です。さまざまな仕事効率化ツールがあるため、どの業務を効率化することで企業に貢献するかを検討しましょう。

仕事効率化ツールを活用することで多くのメリットが得られるため、プランごとに使用できる機能を確認してプランを選定することが重要です。

なお、次の記事で業務別におすすめの効率化ツールを紹介しているので、良ければ参考にしてください。

業務効率化ツールおすすめ16選!選び方も紹介
更新日:2024年9月27日

この記事の監修者

フルスタックエンジニア

金田 茂樹


音楽大学卒業後、15年間中高一貫進学校の音楽教師として勤務。40才のときからIT、WEB系の企業に勤務。livedoor(スーパーバイザー)、楽天株式会社(ディレクター)、アスキーソリューションズ(PM)などを経験。50歳の時より、専門学校でWEB・デザイン系の学科長として勤務の傍ら、副業としてフリーランス活動を開始。 2016年、株式会社SAMURAIのインストラクターを始め、その後フリーランスコースを創設。現在までに100名以上の指導を行い、未経験から活躍できるエンジニアを輩出している。また、フリーランスのノウハウを伝えるセミナーにも多数、登壇している。

この記事を書いた人

中川 大輝のアバター 中川 大輝 メディア編集長

東京都多摩市出身。前職では都内ホテルにて設備機器のメンテナンスを経験。当時から副業として行っていたWebライティングと独学でのプログラミング学習経験を活かし、「プログラミング学習の挫折をなくすためのコンテンツ作成」を心がけています。
プライベートでは双子育児に奮闘中。将来、子どもたちが侍ブログを見て、プログラミングを学びたいと思えるメディアを作ることが目標です。
今更ながら「キングダム」にドハマリ中。

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