どうして仕事でミスをしてしまうんだろう…
事前にミスを防ぐにはどうすればいいの？
仕事でミスをして落ち込んでしまった経験は、誰にでもあるでしょう。
仕事をする上で、人はミスを避けられません。しかし、ミスが起きる原因や対処方法を事前に知っておけば、ミスを起こしたときに慌てず対応できます。
この記事では、仕事でミスしてしまう原因を、防ぐ方法も交えて紹介します。仕事でミスをしてしまう人の特徴も解説するので、ぜひご一読ください。
約3割の人は仕事でミスが多いと感じている
株式会社ビズヒッツが社会人の男女500人を対象にした「仕事でやりがちなミスに関する意識調査」によると、約3割の人が「私は仕事のミスが多い・やや多い」と回答しました。
また、多くの人がやってしまいがちなミスとして「入力ミス・書き間違い」「やるべきことを忘れる」「確認不足・見落とし」などが挙げられています。
人間である以上、ミスは避けられません。誰でもミスする可能性がある以上、ミスした後の対応が重要です。
仕事でミスをしてしまう原因5つ
仕事でミスをしてしまう原因を5つ紹介します。
仕事の経験が少ない
1つ目の原因は「仕事の経験が少ない」ことです。
転職・異動などの理由でまだ該当の業務に慣れていないケースのほか、新入社員でそもそも社会人としての経験がないケースもあります。
業務の経験値が低ければ、業務に慣れておらずミスを起こしやすいのは当然と言えます。
仕事の難易度が自分に合っていない
2つ目の原因は「仕事の難易度が自分に合っていない」ことです。
「仕事が難しすぎて、どのように進めればいいか見当がつかない」「間違っているところがあっても気づかない」などの事態が頻繁に起こる場合、業務の難易度が高く自分に合っていないことが考えられます。
「専門的な知識が必要」「通常は資格を持っている人があたる業務」など、そもそも内容がハイレベルで、任せられる人材が限られている業務の可能性もあるでしょう。
仕事量が多い
3つ目の原因は「仕事量が多い」ことです。
「残業が多い」「休憩時間を削って仕事をしている」など、決められた勤務時間内で業務が終わらない場合、そもそも仕事量が自分のキャパシティを超えていると言えます。
業務に追われる切羽詰まった気持ちや長時間勤務による疲労などから、ミスを起こしてしまうことがあります。
仕事に集中できていない
4つ目の原因は「仕事に集中できていない」ことです。
仕事に集中できない要因が職場環境にある場合は「電話や人の出入りが多く、騒がしくて集中できない」「社員同士のコミュニケーションが活発で、かえって集中できない」などの理由が考えられます。
また、要因がその人自身の状況にある場合は「心身に不調があり、体調が万全でないため集中できない」「業務に追われ、あせりを感じて集中できない」などの理由が考えられます。
ミスが起こりやすい環境で仕事をしている
5つ目の原因は「ミスが起こりやすい環境で仕事をしている」ことです。
例えば社員同士のコミュニケーションが取れておらず、報告・連絡・相談のいわゆる「報連相」ができていない職場では、ミスが起きやすいと言えます。
また、業務にあまりITツールを使用しない職場であれば、手作業が多くなりミスが起こる可能性も高まります。
仕事でミスをしてしまう人の特徴4つ
仕事でミスをしてしまう人の特徴4つを紹介します。
報連相ができない
1つ目の特徴は「報連相ができない」ことです。
報連相は「報告・連絡・相談」のことで、業務をスムーズに進めるためには欠かせないスキルです。
- トラブルが起きても上司に報告しない
- 連絡事項があっても周囲に伝えないため、社内で情報共有ができていない
- わからないことがあっても相談しない
上記に挙げた仕事の進め方をしていると、ミスが起きやすいと言えます。
メモを取らない
2つ目の特徴は「メモを取らない」ことです。
わからないことを質問した際にメモを取らないと、また同じ課題に直面したときに「どうやればいいのかわからない」と悩む事態になりかねません。また、メモを取っていなかったために思い込みで仕事を進めることも、ミスの原因になります。
加えて、もう一度同じ質問をすることで「この人は話を聞いていない」と思われてしまう可能性も考えられます。
集中力が続かない
3つ目の特徴は「集中力が続かない」ことです。
集中力が続かない場合「仕事が忙しく、心身の疲労から集中力が途切れる」「タスクが多い、締め切りが近いなどの理由で気持ちがあせり、集中力が途切れる」などの理由が考えられます。
加えて「そもそも仕事に興味がないためにやる気が出ず、集中力が持続しない」ケースもあるでしょう。
責任感がない
4つ目の特徴は「責任感がない」ことです。
「仕事に対する熱意がない」「なるべく面倒なことはしたくない」などの理由で、責任感が薄いまま仕事をしている人もいます。「自分がやらなくても誰かがやってくれるだろう」と考えている人に仕事を任せた結果、ミスが頻発する事態を招く可能性もあります。
ここまで、仕事でミスをしてしまう人の特徴でした。一方で、仕事が早い人にも特徴があります。詳しく知りたい方は、下記の記事をご一読ください。
仕事でミスをしたときの基本的な流れ
ここまで、ミスしてしまう原因や、ミスしてしまう人の特徴を紹介しました。では、もし仕事でミスをしてしまった場合は、どうしたらいいのでしょうか。
ここでは、ミスしたあとの対応方法を説明します。
ミスの内容を報告して今後の対応を相談する
まずは、ミスしたことをなるべく早く上司へ報告します。少しでも早く報告することで、関係各所への対応を迅速に進められます。
このとき、上司には経緯や現在の状況をありのまま報告し、決して嘘をついてはいけません。「ミスをごまかそう」「ミスを隠そう」とすると、さらに信頼を失います。必ず事実を伝えましょう。
取引先・同僚などミスによって迷惑をかけた人にお詫びする
次に、取引先や同僚など、ミスによって迷惑をかけた人にお詫びします。特に取引先への謝罪は迅速に行いましょう。
「まず電話すべきか」「電話のあと直接出向くべきか」、軽微なミスであれば「メールでもいいか、その場合の文面はどうするべきか」など、上司と相談しつつ対応を進めます。
対応が終わったあとは、ミスによって迷惑をかけた上司・同僚にも謝罪しましょう。
同じミスを起こさないよう対応策を考えて実行する
最後に、同じミスを起こさないよう、対応策を考えて実行します。なぜミスが起きたのかを振り返り、原因に即した対応策を考えなければなりません。
例えば、ミスが起きた原因がチーム体制にあれば、ダブルチェックを徹底するのがいいでしょう。手作業が原因で起こるミスの場合、ツールでの自動化をはかるべきです。
ミスの原因を把握して対応策を考えたら、同じミスを繰り返さないよう、決めたルールやフローを徹底しましょう。
仕事でのミスを防ぐ方法12選
ミスの対応方法を説明してきましたが、本来であればミスをしないのが一番です。ここでは、仕事でのミスを防ぐ方法を紹介します。
報連相を徹底する
報連相を徹底することで、ミスが起きにくくなります。
トラブルが起きたときはすぐ上司に報告する、業務で悩むことがあれば先輩社員に相談するなど、報連相を守らないことで起きるミスは事前に防ぎましょう。
メモを取るくせをつける
上司や先輩社員に業務に関する質問をしたときは、必ずメモを取るようにしましょう。
メモを取らなかったことでやり方がわからなくなり、適当に進めるとミスをしてしまいます。
加えて「もう一度同じ質問をすることで、相手の時間を奪ってしまう」「話を聞いていないと思われ、信頼を失ってしまう」などの事態も考えられます。質問したときは必ずメモを取ることを意識しましょう。
集中力が続かない場合は休憩を取る
心身の疲労、業務に追われてあせってしまうなどの理由で、集中力が切れてしまうことがあります。
そもそも、集中力は何時間も続くものではありません。集中力が切れてミスを起こす前に、しっかりと休憩を取りましょう。
責任感を持つ
当たり前ですが、引き受けた仕事は最後までやり遂げる気持ちを忘れず業務を遂行しましょう。
「自分がやらなくても、きっと誰かがやってくれるだろう」「面倒な仕事はなるべくやらないようにしよう」などの姿勢で仕事をしていると、うっかりミスを引き起こします。自分の仕事は、最後まで責任を持って取り組みましょう。
作業を分担する
「仕事量が多い」「業務の経験値が低い」など、仕事に対する不満・不安を抱えているときは、ミスが起きやすいものです。このような場合は、作業を分担できないか同僚に相談してみるのも手です。
分担することでじっくり仕事に取り組めるようになり、ミスを減らせるほか、進捗を共有しやすいメリットもあります。
ダブルチェックする
ミスを防ぐためには、ダブルチェックを行うのが有効です。
ダブルチェックにはいろいろな方法がありますが、自分で2回チェックするより、ほかの人に2回目のチェックを行ってもらう方がいいでしょう。
1回目のチェックでミスが見つからないと、人間はつい「もうミスはないだろう」という前提でチェックをするため、結果的にミスを見逃してしまいやすくなります。上司や同僚にダブルチェックを依頼するのがおすすめです。
優先順位をつける
業務を進める上で、優先順位を決めることはとても大切です。重要な仕事を後回しにすると「締切りに追われる」「仕事に使える時間がなくなる」などの理由で仕事が雑になり、クオリティが下がってしまいます。
ミスを引き起こす可能性も高くなります。重要度・緊急度を鑑み、どの順番で仕事を進めていくか決めてから仕事に取りかかりましょう。
休暇を取ってリフレッシュする
仕事を休めず疲労が蓄積していくことで業務に集中できなくなり、大きなミスを犯してしまう可能性があります。
おおごとになる前に、休暇を取ってしっかりとリフレッシュしましょう。気分を切り替えて仕事に取り組むことで、ミスを減らせるだけではなく、業務効率も向上します。
業務フローを見直す
同じミスを繰り返してしまう場合、そもそも業務のプロセスに問題がある可能性も考えられます。
まずは業務を可視化し、ミスが起きやすいポイントを洗い出しましょう。業務フローを見直し、作業が進めやすい方法に改善することでミスが起きにくくなります。
業務をルーティン化する
メールのチェックや返信、日報作成など、日常的におこなう作業はルーティン化するのがおすすめです。
「まずは朝一番にメールをチェックし、次に日報のテンプレートを用意する」など、業務を行う順番を決めましょう。毎日そのとおりの手順で進めることで、ミスや漏れを防げます。
机やPCの中身を整理する
机やPCの中身が整理されていないと、
- 机の上にコピー用紙やファイルが散乱しており、重要な書類を紛失してしまう
- PCの中身がフォルダ分けされておらず、違うデータを参照して仕事を進めてしまう
などのミスが起きる可能性があります。
ミスを防ぐためには、
- 紙の書類はファイリングし、保管場所を決める
- PC上のデータはフォルダ分けする・命名規則を決める
など、必要なデータにすぐアクセスできるようにしておくことが重要です。
自動化できるツールを導入する
手作業で行うアナログな業務でミスが頻発している場合は、自動化できるツールを導入するのがおすすめです。
例えば経理担当者が起こすミスの原因が「業務で使用しているエクセルシートの数式や、関数の参照元が間違っていること」であれば、給与計算や経費計算のソフトを導入しましょう。
ツールによって自動化することでミスを減らせるだけではなく、業務効率化も期待できます。
まとめ：ミスは誰にでも起きる
この記事では、ミスが起きる原因やミスをしたときの対応、ミスを防ぐ方法などを紹介しました。
ミスをすると「怒られないか」「迷惑をかけてしまうのではないか」といろいろ考えてしまいがちですが、仕事をしていれば誰でもミスをします。
人が信頼を失うのは、ミスを起こしたことそのものより、その後の対応に誠意が感じられないときです。ミスしてしまった場合は嘘をつかず真摯に対応し、同じミスを繰り返さないようにしましょう。
もし、あまりにミスが続いてしまう場合は、上記で紹介した原因のほか「仕事そのものが合っていない」という可能性もゼロではありません。スキルを身につけて、ほかの仕事にチャレンジしてみるのも手です。
例えば、日本のIT業界は慢性的な人材不足と言われています。経済産業省の「IT人材需給に関する調査」によると、2030年には最大79万人のIT人材が不足すると試算されており、転職先としてはかなりの売り手市場と言えます。
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